Damit wir alle von positiver und produktiver Kommunikation profitieren beachten Sie bitte die folgenden Verhaltensregeln und Nutzungsbedingungen. Denn die von Ihnen im Intranet eingestellten Inhalte und Ihr Verhalten sollen unsere positive Arbeitsatmosphäre und –bedingungen sowie unsere Gemeinschaft fördern. Sie dürfen daher keinesfalls gegen geltendes Recht oder den Verhaltenskodex der Sanacorp verstoßen.
Unser Ziel ist es, eine sichere, respektvolle und wertschätzende Umgebung für alle zu schaffen.
Respekt und Höflichkeit
Behandeln Sie alle Kolleginnen und Kollegen mit Respekt und verzichten Sie auf beleidigende, herabwürdigende oder diskriminierende Äußerungen. Denken Sie daran, dass hinter jedem Profil ein Mensch steht.
Kommunikation
Bleiben Sie in Ihren Beiträgen sachlich und beim Thema. Argumentieren Sie klar und nachvollziehbar, um Missverständnisse zu vermeiden. Kritik ist willkommen, sollte aber stets konstruktiv und lösungsorientiert sein. Vermeiden Sie unnötigen Fachjargon und bleiben Sie freundlich, indem Sie so kommunizieren, wie Sie selbst angesprochen werden möchten. Denken Sie daran, dass die Ansichten und Meinungen der Autoren nicht zwangsläufig die der Sanacorp widerspiegeln.
Umgang mit Informationen
Teilen Sie nur Informationen, die relevant und überprüft sind, und achten Sie darauf, dass vertrauliche und interne Informationen nicht nach außen gelangen. Schützen Sie persönliche Daten und die Privatsphäre Ihrer Kolleginnen und Kollegen.
Profilbilder
Falls Sie sich dafür entscheiden, Ihr Profil freiwillig mit einem Bild zu versehen, achten Sie bitte darauf, dass es ein aktuelles Foto von Ihnen und dem beruflichen Unternehmenskontext angemessen ist.
Umgang mit Konflikten
Konflikte sollten offen und respektvoll angesprochen werden. Suchen Sie bei Meinungsverschiedenheiten nach einer gemeinsamen Lösung. Bei schwerwiegenden Konflikten oder Problemen wenden Sie sich an die zuständigen Ansprechpartner oder Ihre Führungskraft.
Dienstliche Nutzung
Die Nutzung des Intranets ist grundsätzlich dienstlichen Zwecken vorbehalten. Benutzen Sie die Plattform daher insbesondere nicht für kommerzielle, politische oder werbliche Zwecke.
Eigentum von Inhalten
Die Inhalte, die Sie auf der Plattform erstellen, gelten als Arbeitsergebnisse und gehören dem Arbeitgeber. Das bedeutet, dass diese Inhalte auch nach Ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen erhalten bleiben und nicht gelöscht werden. Nach Ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen wird Ihr Benutzerkonto allerdings anonymisiert. Dabei werden alle personenbezogenen Daten entfernt und durch einen anonymisierten Platzhalter ersetzt, dies betrifft nicht den Inhalt innerhalb Ihrer Beiträge, Blog-Posts oder Kommentare. Wenn Sie dieser Anonymisierung nicht zustimmen möchten, bitten wir Sie, die Funktion zur Erstellung von Inhalten (wie Beiträge, Blog-Posts oder Kommentare) auf der Plattform nicht zu nutzen.
Datennutzung
Informationen über Nutzerverhalten, Nutzerempfehlungen und Aufgaben dienen ausschließlich der Optimierung der Social Intranet - Plattform. Diese Informationen werden niemals zur Bewertung der Leistung von Mitarbeitenden verwendet und dürfen auch nicht für diesen Zweck genutzt werden.
Unzulässige Inhalte
Unzulässig sind insbesondere geschäfts- oder rufschädigende Äußerungen, Drohungen, Beleidigungen, pornografische Inhalte, vorsätzlich falsche Tatsachenbehauptungen sowie diskriminierende, rassistische oder strafrechtlich relevante Inhalte. Platzieren Sie auf der Plattform auch keine Links zu solchen Inhalten. Tauchen unzulässige Äußerungen auf, behält sich das Administrations-Team vor, die entsprechenden Beiträge oder Kommentare zu löschen. Denken Sie daran, dass es sich bei dieser Plattform um einen offiziellen, beruflichen Kommunikationskanal handelt. Beiträge und Kommentare sollten stets einen professionellen und respektvollen Ton bewahren.
Urheberrecht
Veröffentlichen Sie keine urheberrechtlich geschützten Informationen oder Inhalte, die gegen die Nutzungsbedingungen des Erstellers oder Vertragspartners verstoßen. Urheberrechtlich geschützte Inhalte sind Werke, die von jemand anderem erstellt wurden und durch das Urheberrecht geschützt sind, Bsp. Texte, Bilder, Videos oder Musik. Die Vervielfältigung und Weitergabe von Inhalten aus dem Social Intranet, sei es durch kopieren, Screenshots oder andere Methoden, ist nicht gestattet.
Einhaltung von Gesetzen
Bei der Nutzung der Plattform sind die geltenden Gesetze zu beachten. Veröffentlichen Sie daher keine Geschäftsgeheimnisse oder persönlichen Daten anderer Personen ohne deren Zustimmung. Besonders sensible Daten wie ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse Überzeugungen, Gesundheitsdaten und Bankinformationen dürfen nicht geteilt werden. Weitere Informationen finden Sie in den allgemeinen DSGVO-Bestimmungen.
Hilfe und Unterstützung
Bei Fragen oder Unsicherheiten hinsichtlich der Nutzung wenden Sie sich bitte an: helpdesk@sanacorp.de
Umgang mit personenbezogenen Daten
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten und die Einhaltung der anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften sind für uns selbstverständlich. Nachstehend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Nutzung der Social Intranet - Plattform.
Die allgemeinen Informationen über die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Ihrem Arbeits-/Vertragsverhältnis bleiben hiervon unberührt.
1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragte
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Social Intranet - Plattform ist Ihre Arbeit-/Auftraggeberorganisation. Die Kontaktdaten des zuständigen Datenschutzbeauftragten finden Sie nachfolgend:
TASCO Revision und Beratung GmbHHasengartenstraße 25
65189 Wiesbaden
E-Mail: datenschutz@sanacorp.de
2. Umfang und Zweck der Datenverarbeitung, Datenzugriff
Die Social Intranet - Plattform wird auf Basis eines Cloud-Systems mit der Software “Haiilo“ bereitgestellt. Um die Nutzung der Plattform sowie die Identifikation gegenüber anderen Nutzern zu ermöglichen, wird nach Abschluss Ihres (Arbeits-)Vertrages automatisch ein Nutzerprofil für Sie erstellt. Hierbei werden folgende Angaben über Ihre Person aus Fiori (SAP) übertragen.
Es handelt sich um die folgenden Daten. Diese sind auf der Social Intranet - Plattform nicht änderbar (Stammdaten):
- Vorname
- Nachname
- Unternehmensname
- Standort
Darüber hinaus verarbeiten wir folgende Daten, um einen sicheren Betrieb der Plattform zu gewährleisten:
- Interne Sicherheitsdaten (Gruppen ID, Zertifikate, Zugriffsrechte)
- Protokolldaten (Log-in/Log-off)
- Netzwerkdaten (HW-Verbindungsdaten, IP-Konfigurationsinformation, Netzwerkidentifikationsinformationen)
Die sonstigen Arten der von uns verarbeiteten Daten hängen davon ab, wie Sie die Plattform nutzen.
Neben seiner Kernfunktion als Informationsplattform, um wichtige Inhalte, z. B. Konzernrichtlinien, übersichtlich an einem Ort zur Verfügung zu stellen/schnell auffindbar zu machen, bietet die Social Intranet - Plattform eine Reihe weiterer Vorteile, die das tägliche Arbeiten in der Konzernumgebung einfacher und effizienter gestalten.
Die sog. Kollaboration - Funktionalitäten unterstützen Sie bei operativen Tätigkeiten, indem sie die Zusammenarbeit in übergreifenden Teams fördern, etwa in Form von themen- und/oder projektspezifischen Gruppen und Teamzones. Social-Media-ähnliche Funktionen tragen dazu bei, dass eine transparente Unternehmenskommunikation durch viele Akteure geprägt und das Gefühl des Zusammenhalts nachhaltig gestärkt wird. Der integrierte Messangerdienst ermöglicht darüber hinaus eine DSGVO-konforme, sichere und schnelle Kommunikation untereinander oder in Gruppen.
Wir erfassen und verarbeiten die Inhalte, Kommunikationen und sonstigen Informationen, die Sie im Rahmen der Plattformnutzung bereitstellen, um die Plattform in Übereinstimmung mit den verfolgten Zwecken betreiben zu können. So steht es Ihnen beispielsweise frei, unter Berücksichtigung der Nutzungsbedingungen, über die Stammdaten hinausgehende Angaben zu Ihrer Person, bsp. Faxnummer, Jobtitel, Geburtstag, Sprachen, Expertise, aktuelle Projekte, „Über mich“, Interessen, Fotos, in Ihrem Profil zu hinterlegen. Diese werden sämtlichen Usern zugänglich gemacht, um einen noch gezielteren und persönlicheren Austausch zu fördern. Dank dieser Informationen können Ihre Kollegen erfahren, an welchen Themen Sie gerade arbeiten oder wo Ihre Interessenschwerpunkte liegen.
Treten Sie Gruppen/Teamzones bei oder „folgen“ Sie ausgewählten Usern, verwenden wir die Informationen über diese Aktivitäten, um Ihre Pinnwand zu personalisieren und die von Ihnen gewünschten Posts und Beiträge anzuzeigen. Sobald Sie Inhalte erstellen – bspw. Sie laden Dateien (Fotos, Videos, Dokumente) hoch, verfassen Einträge etc. – oder mit bereits bestehendem Content interagieren (kommentieren, „liken“ oder teilen), werden diese Informationen für andere User sichtbar. Der zugriffsberechtigte Personenkreis bestimmt sich dadurch, ob die Aktivität in einer „geschlossenen“ oder „öffentlichen“ Gruppe (Teamzone) oder einer Seite erfolgt.
Nutzen Sie das Intranet als Möglichkeit, um mit uns oder mit anderen Nutzern zu kommunizieren, verwenden wir Ihre Daten, um den Nachrichtenaustausch zu ermöglichen, Ihnen zu antworten und Ihre Anliegen zu lösen.
Ihre personenbezogenen Daten können im Rahmen der Nutzung der Social Intranet -Plattform von Mitarbeitenden aus allen teilnehmenden Gesellschaften sowie, unter bestimmten Voraussetzungen, für diese tätige Externe eingesehen werden. Des Weiteren bedienen wir uns externer Dienstleister, die z. B. den technischen Betrieb und die Wartung der Plattform übernehmen. Mit externen Dienstleistern, die eine Zugriffsmöglichkeit auf personenbezogene Daten haben, wurden rechtlich verbindliche Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.
Findet in den obengenannten Fällen eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums (sog. „Drittländer“) statt, wird das Datenschutzniveau nach Maßgabe der EU-Standardvertragsklauseln (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=celex%3A32010D0087) gewährleistet.
3. Rechtsgrundlagen
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung zum Zwecke der Durchführung des Beschäftigungs- (bei Mitarbeiter:innen) bzw. Vertragsverhältnisses (bei Externen) ergibt sich aus Art. 88 Abs. 1 Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) i. V. m. § 26 Abs. 1 S. 1 Bundesdatenschutzgesetz („BDSG“) – und für die ausländischen Gesellschaften aus den jeweiligen nationalen Umsetzungsvorschriften – bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.
Wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, indem Sie auf den entsprechenden Button (u. a. in der Cookie-Bar) geklickt haben, verarbeiten wir Ihre Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.
In übrigen Fällen erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegen. Im Konkreten stützen wir die Verarbeitungsvorgänge auf folgende Interessen:
- um die Social Intranet - Plattform als zentrale interaktive Informations- und Austauschplattform mit allen dazugehörigen Funktionalitäten bereitzustellen und zu betreiben;
- um die Social Intranet - Plattform und unser Netzwerk zu sichern, indem wir Konten verifizieren und verdächtige Aktivitäten untersuchen.
4. Dauer der Datenspeicherung
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Diensterbringung bzw. Nutzung erforderlich ist. Nach Erreichung des jeweils benannten Zwecks werden die Daten gelöscht.
Wenn Sie die Sanacorp verlassen, wird Ihr Benutzerkonto anonymisiert, sodass Ihre persönlichen Daten entfernt und Ihre Profilinformationen durch einen anonymisierten Platzhalter ersetzt werden. Ihre veröffentlichten Inhalte, wie Beiträge, Dokumente und Kommentare, bleiben jedoch bestehen, um eine Nachvollziehbarkeit der Unternehmenskommunikation zu gewährleisten.
5. Ihre Rechte
Sie können jederzeit von uns Auskunft über Ihre durch uns verarbeiteten Daten und deren Berichtigung im Fall von Fehlern verlangen. Weiter können Sie die Einschränkung der Verarbeitung, die Übertragbarkeit der uns durch Sie bereitgestellten Daten in einem maschinenlesbaren Format oder die Löschung Ihrer Daten – soweit sie nicht mehr benötigt werden – verlangen. Außerdem haben Sie jederzeit das Recht, der Nutzung Ihrer Daten, die auf berechtigten Interessen beruhen, zu widersprechen. Hierzu wenden Sie sich bitte an den zuständigen Datenschutzbeauftragten, siehe 1.
Soweit wir Ihre Daten auf der Grundlage einer von Ihnen abgegebenen Einwilligung verarbeiten, können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft diese Einwilligung widerrufen. Ab dem Eingang Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr für die im Rahmen der Einwilligung angegebenen Zwecke. Bei den Cookies, die wir mit Ihrer Einwilligung gesetzt haben, haben wir eine technische Möglichkeit zum Widerruf dieser Einwilligung angegeben. Diese ist mit dem Begriff Opt-Out bezeichnet worden.
Zudem können Sie sich mit einer Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde wenden. Dabei haben Sie die Wahl, auf die Aufsichtsbehörde zuzugehen, die für Sie oder für uns örtlich zuständig ist. Die Kontaktdaten sind unter folgendem Link abrufbar: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html
6. Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten
a) Für alle Beschäftigten gilt: Wie unter 2. beschrieben, werden die Stammdaten aus Fiori automatisch an die Social Intranet - Plattform übertragen, um ein Mitarbeiterprofil für Sie anzulegen.
b) Für eine Teilgruppe gilt: In Abhängigkeit von Ihrer Rolle im Unternehmen, können Sie vertraglich dazu verpflichtet sein, uns weitere Daten in Erfüllung Ihrer Aufgaben zur Verfügung zu stellen.
7. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling
Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling (automatisierte Analyse der persönlichen Umstände) finden nicht statt.
Nutzung der Social Intranet Plattform auf Privatgeräten
Die Nutzung der Social Intranet Plattform auf privaten Geräten ist erlaubt, wenn Sie die folgenden Sicherheitsregeln befolgen:
- Sie müssen das Gerät immer auf dem aktuellen Softwarestand halten. Geräte, die nicht mehr mit Sicherheitsupdates versorgt werden, dürfen nicht für den Zugriff auf die Social Intranet Plattform genutzt werden.
- Sie müssen auf Ihrem Gerät einen sicheren Sperrbildschirm - Code / Passwortschutz einrichten.
- Wenn Sie die Social Intranet - Plattform im Browser nutzen, melden Sie sich bitte nach jeder Sitzung ab.
- Falls Ihr Gerät gestohlen oder verloren geht, müssen Sie so schnell wie möglich in der Social Intranet - Plattform unter folgendem Link: https://intranet.sanacorp.de/account die Verbindung entfernen. Wenn Sie dies nicht können, rufen Sie bitte den HelpDesk an und bitten darum das Gerät auf der Social Intranet - Plattform zu entfernen oder Ihren Account vorrübergehend zu deaktivieren.